Sistema logístico Ecuasupply

Abstract

En el presente trabajo se creó un sistema logístico para la empresa ecuatoriana Ecuasupply. Esta empresa es un bróker de materiales de construcción que junta proveedores para brindar un servicio óptimo a sus clientes en el momento del despacho de una entrega. Los clientes son generalmente pequeñas constructoras que no pueden acceder a precios de mayoristas por si solos. Se utilizó este sistema para integrar los departamentos de ventas y contabilidad. Al crear tres módulos internos y dos externos, se mejoró la comunicación entre el personal de la empresa y sus clientes. Se decidió crear este sistema por varias fallas observadas desde el momento de crear una nueva entrega para un cliente hasta su facturación y cobro. La creación de entregas era muy informal, no existía constancia para que contabilidad sepa que facturar y que ya se debía cobrar. En varias ocasiones, los clientes no recibían correctamente las entregas, los precios no eran los acordados y se perdía información valiosa en el ciclo de vida de cada entrega por falta de comunicación. El sistema logístico creó un portal web para que vendedores, clientes y proveedores puedan acceder a sus entregas para verificar el detalle de la entrega, la proforma, factura, cobros, entre otros. Se implementó un medio de notificaciones para cada acción importante que se realizaba en el ciclo de vida de la entrega. Estas notificaciones son entregadas vía email y SMS a los vendedores, empleados, clientes y proveedores. Para mejorar el servicio al cliente se implementó un CRM (Customer relationship management) en el dominio web de la empresa: www.ecuasupplyco.com. Los módulos internos y externos fueron escritos en PHP enlazados con la base de datos MySQL del CRM. Al tener ya implementado el sistema, la comunicación con el cliente se volvió mucho más eficiente, se redujo considerablemente la cantidad de llamadas al día que los vendedores tenían y el departamento de contabilidad logró estar al día con todas las entregas. Esto proporcionó versatilidad a la empresa ya que ahora las entregas se facturaban el mismo día de su creación, en contraste a los fines de semana antes de tener el sistema. El sistema de notificaciones mantiene alerta y al tanto de la información de cada entrega creada por los vendedores o por los mismos clientes. El sistema está siendo usado actualmente y es muy bien recibida por los clientes. Fue rápido implementarlo y su uso fue casi inmediato por todos los clientes. Se proyecta expandir el sistema en el futuro para implementar tracking por GPS para cada entrega y la creación de una tienda virtual.